Eccoci giunti all’elemento cruciale della nostra Newsletter: il contenuto.

Durante la pianificazione è inevitabile, prima o poi, giungere alle domande “cosa scrivere?” e “come scrivere?”

Chi ha seguito i precedenti post sulla Newsletter aziendale può osservare come le risposte scaturiscano dalle valutazioni relative agli obbiettivi, ai destinatari, alla periodicità dell’invio, alla grafica. Viceversa, nessuno degli argomenti affrontati può prescindere da quelli che saranno i contenuti della Newsletter.
Ricordiamoci sempre che buona parte dell’efficacia della nostra comunicazione viene decisa dalla qualità dei testi.

Le decisioni relative al contenuto ed allo stile della comunicazione devono dunque seguire di pari passo le scelte in merito degli argomenti precedenti:

- Quando scegliamo l’obbiettivo da raggiungere, stabiliamo anche la tipologia della Newsletter: pubblicitaria, di informazione, dedicata ad un prodotto o all’azienda (raccontiamo la storia, i case history, lasciamo voce ai dipendenti, segnaliamo gli appuntamenti o gli eventi che organizziamo, ecc).

- In relazione ai destinatari scegliamo lo stile dei nostri articoli, il taglio ed il tipo di linguaggio da adottare: formale o informale? professionale, ricercato o confidenziale? prima persona singolare o plurale? sono tutte domande che trovano risposta nella valutazione del nostro utente tipo. Ricordiamoci inoltre che lo stile è estremamente personale: non esiste una ricetta valida per tutti, dobbiamo scegliere quello che più si adatta al nostro caso.

- Assieme alla frequenza di invio valutiamo le tematiche degli articoli ed il modo di affrontarle: tecnici o meno tecnici? più o meno approfonditi? informazioni complete o a puntate? La scelta del livello di approfondimento degli articoli ci aiuta valutare i tempi necessari per la preparazione della Newsletter.
Ricordiamo che Newsletter molto frequenti prediligono testi corti, non solo per esigenze redazionali, ma perché i destinatari hanno meno tempo a disposizione, tra una Newsletter e l’altra, per leggere tutti i contenuti. Newsletter con periodicità meno frequente, invece, possono contenere testi più lunghi e impegnativi.
In base alla frequenza possiamo anche decidere il numero di notizie da inviare di volta in volta, stabilire se affrontare tematiche fisse, se proporre articoli a puntate o cambiare argomento ogni volta.
La programmazione dei contenuti ci aiuta ad organizzarci ed allo stesso tempo è utile per fidelizzare i lettori.

- Le scelte grafiche devono risultare appropriate con l’immagine che l’azienda desidera trasmettere. Gli elementi grafici devono accompagnare lo stile, il tono, gli argomenti e la tipologia della Newsletter. Puntare su immagini che esprimono tecnologia avanzata, non avrebbe senso per un’azienda che si occupa di agricoltura biologica e vuole trasmettere valori di genuinità e produzione naturale.

Altri aspetti da analizzare:

- Lo stile della comunicazione del nostro sito
Il nostro sito come si rivolge agli utenti? Desideriamo cambiarlo? Ogni volta che l’azienda comunica esprime se stessa: restare fedeli al proprio stile vuole dire fidelizzare, rinforzare il brand e la propria immagine. Quando un’azienda riesce a distinguersi attraverso uno stile personale e questo costituisce un punto di forza, è preferibile che lo utilizzi in ogni circostanza.
Ricordatevi, tuttavia, che la Newsletter è una comunicazione personale: se nel sito web utilizzate un linguaggio molto tecnico e professionale, potete approfittare della Newsletter per lasciar trapelare l’aspetto umano che si cela dietro l’azienda.

- Gestione della pubblicità
Una Newsletter può essere prevalentemente pubblicitaria o può dedicare a quest’ultima alcuni piccoli spazi. In ambo i casi è sempre bene fissare in anticipo la quantità di messaggi promozionali da inviare in un determinato periodo di tempo. Eccedere con la pubblicità non è mai consigliato, allo stesso tempo occorre lasciargli il suo spazio: in fondo chi legge la Newsletter aziendale desidera anche conoscere le nostre novità per mantenersi aggiornato. Decidiamo anche in che modo inserirla: diretta o velata? all’interno dei testi informativi o in appositi articoli dedicati? Ovviamente tenendo sempre a mente lo scopo da raggiungere con la Newsletter e il profilo dei destinatari.

- Qualità delle informazioni
Domandiamoci sempre: quanto sono utili le informazioni che invieremo?
Se il destinatario non troverà dei contenuti di suo interesse, provvederà ben presto a cancellare la propria iscrizione.
Per scrivere una Newsletter efficace occorre, innanzitutto, un’ottima conoscenza dei temi che abbiamo scelto di affrontare; meglio se riusciamo ad offrire informazioni uniche ed originali, di difficile reperibilità o specifiche sui prodotti dell’azienda. Se trattiamo contenuti già esistenti, cerchiamo di svilupparli in modo originale o aggiungiamo approfondimenti e informazioni rilevanti. Se desideriamo raccontare la nostra azienda, evitiamo di utilizzare i testi del sito web (redatti per rispondere ad obbiettivi diversi e già conosciuti da molti utenti/clienti).

- Ricerca delle idee
Per aiutarci nella scelta degli argomenti possiamo utilizzare eventuali dati statistici del sito web dell’azienda: controlliamo quali sono le aree più cliccate, le parole cercate, gli articoli più letti nel corso del tempo. E’ sicuramente un ottimo metodo per individuare gli argomenti che più interessano i nostri utenti.
Oppure si può gettare un’occhiata alle Newsletter della concorrenza: iscrivetevi, leggetele e individuate cosa vi piace e cosa si potrebbe migliorare. Ricordatevi di prendere sempre nota delle idee che scaturiscono dall’osservazione di dati o dalle Newsletter altrui.

- Uniformità della comunicazione
Dopo aver stabilito le linee guida per lo stile della Newsletter, segnalatele a chi dovrà occuparsi della stesura degli articoli, soprattutto se i redattori sono diversi. Chi si occupa in concreto della Newsletter deve essere messo al corrente degli obbiettivi, delle caratteristiche dei destinatari e dello stile che dovrà seguire la comunicazione.

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