January 24th, 2008

Newsletter aziendale: Quando inviarla? – 3/10

Una volta scelto l’obbiettivo da raggiungere e aver selezionato i destinatari, siamo finalmente in grado di stabilire “quando inviare” la nostra Newsletter.

newsletter aziendale3Definire la periodicità dell’invio è una delle attività determinanti per l’efficacia della comunicazione.
Non possiamo avviare la spedizione della NewsLetter quando abbiamo del tempo libero a disposizione: l’eccessivo distacco tra un invio e l’altro o al contrario, intervalli troppo brevi, possono ledere l’immagine dell’azienda e vanificare tutto il lavoro di preparazione.

La realizzazione della NewsLetter aziendale dev’essere programmata con professionalità fin nei minimi dettagli.
Settimanale, mensile, trimestrale, qualunque sia la periodicità ideale, l’importante è fissarla ed evitare gli invii casuali.

–> Quali sono i vantaggi di una periodicità fissa?

- l’azienda può organizzare il lavoro in modo tale da inviare una comunicazione curata sotto tutti i punti di vista. La redazione frettolosa di una NewsLetter (soprattutto di articoli complessi) è assolutamente da evitare;

- i lettori percepiscono l’arrivo della NewsLetter come fosse un appuntamento con l’azienda stessa, un momento abituale in cui “ascoltare” quello che essa comunica. Abbondare eccessivamente con gli invii non è mai una buona strategia: se invece il lettore aspetta l’arrivo della NewsLetter come fosse una rivista in abbonamento, scritta appositamente per lui, curata nei dettagli e soprattutto utile, è probabile che gli sforzi impiegati vengano ripagati;

- l’immagine dell’azienda trae beneficio da un servizio ben strutturato, segno di un’organizzazione efficace e di un lavoro svolto con professionalità.

–> Per fissare la periodicità della Newsletter occorre valutare:

- gli argomenti che verranno trattati: tecnici o meno tecnici? inseriremo testi pubblicitari o articoli divulgativi? quanto tempo occorre per scrivere un articolo specializzato? Inoltre alcuni argomenti necessitano di invii più radi, altri possono permettersi una maggiore frequenza;

- il numero di articoli da inserire nella NewsLetter: indubbiamente, preparare un singolo articolo è ben diverso dal doverne scrivere un numero maggiore;

- i tempi di redazione necessari: non tutti gli articoli richiedono la stessa quantità di lavoro. Occorre valutare con attenzione quanto costa preparare un articolo tecnico o una NewsLetter con contenuti abbondanti: al dilatarsi dei tempi di preparazione potrebbe essere necessario impegnare nell’attività del personale aggiuntivo;

- quanto tempo necessita al lettore per leggerla: una NewsLetter leggera si legge in pochi minuti, una NewsLetter più tecnica può essere diluita in diversi giorni. Ad ogni modo occorre concedere al lettore il tempo necessario per eventuali approfondimenti delle tematiche trattate;

- la raccolta di eventuali feedback e comunicazioni dei lettori: prima di inviare una nuova NewsLetter dobbiamo valutare il gradimento della precedente, l’interesse dimostrato verso alcune tematiche, la poca attenzione rivolta ad un determinato articolo;

- la tipologia dei destinatari, affinché possiamo scegliere il giorno settimanale e l’orario di invio più idonei alle specifiche esigenze. I nostri lettori preferiscono il primo giorno della settimana o un giorno centrale? meglio gli orari mattutini o quelli pomeridiani? Queste sono solo alcune delle domande da porsi per far giungere la NewsLetter nel momento giusto: se conosciamo a fondo le abitudini dei destinatari, aiuteremo la nostra comunicazione a non passare inosservata.
Particolare attenzione va ovviamente rivolta ai giorni festivi o ai periodi di ferie generali.

Ciò che emerge da tutte queste considerazioni è, infine, l’importanza di saper organizzare una NewsLetter di qualità che non risulti mai pressante e nello stesso tempo non venga inviata così di rado da far perdere al lettore l’abitudine di riceverla.
Mantenere viva l’attenzione nei confronti della comunicazione, è sicuramente un buon passo avanti per realizzare una NewsLetter di successo.

Dopo aver stabilito l’obiettivo, il target destinatario e la periodicità dell’invio, possiamo finalmente dedicarci all’aspetto grafico ed allo stile dei contenuti della NewsLetter.

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