December 5th, 2007

Newsletter aziendale: A chi scriverla? – 2/10

newsletter aziendaleDopo aver fissato lo scopo della NewsLetter possiamo dedicarci alla fase successiva della sua predisposizione, l’analisi dei destinatari.

La difficoltà principale nell’ottenere vantaggi dalla NewsLetter è spesso causata della scarsa attinenza dei contenuti con gli interessi di chi li riceve.

Selezionare con cura il target di destinazione è dunque fondamentale.

- A chi inviare la NewsLetter?

La scelta dei destinatari va effettuata in base agli obbiettivi fissati.

La Newsletter può essere utilizzata come strumento di comunicazione aperto a tutti, ben visibile e pubblicizzato; oppure può essere utilizzata come strumento mirato, destinato solo a categorie di persone scelte dall’azienda.

Ecco le principali tipologie di destinatari a cui solitamente si rivolge l’azienda:

> Clienti dell’azienda: solitamente sono i destinatari privilegiati delle NewsLetter aziendali, utilizzate come servizio informativo e/o promozionale. La NewsLetter può servire anche per evidenziare necessità, preferenze e verificare l’interesse verso un nuovo prodotto.
> Iscritti dal web: sono coloro che si iscrivono volontariamente alla NewsLetter perché interessati a leggere i contenuti. E’ una categoria in genere disomogenea, può contemplare anche concorrenti, semplici curiosi o clienti potenziali. Per ottenere le iscrizioni è necessario inserire un form di registrazione nel sito o pubblicizzare la NewsLetter attraverso i canali di comunicazione più idonei.
> Altri interlocutori: tutti gli altri destinatari considerati interessanti per l’azienda. In questo caso non sarà necessario inserire un modulo d’iscrizione pubblico, ma sarà l’azienda stessa a proporre la NewsLetter con modalità dirette ed azioni promozionali, specifiche per le varie categorie.

- Profilazione dei destinatari:

I destinatari non sono tutti uguali. Le esigenze informative possono differire notevolmente, ed è per questo che per una comunicazione efficace è consigliato classificare gli iscritti alla NewsLetter in base al gruppo di appartenenza (clienti, iscritti attraverso il sito, settori merceologici), al tipo di referente (tecnici, commerciali, amministrativi), al tipo di azienda, alla provenienza geografica, e ad altri criteri utili all’azienda.
L’analisi del target inoltre ci permette di definire per ogni categoria interessi, bisogni e predisposizioni.

Filtrare il target in base al contenuto è il sistema ideale per inviare NewsLetter efficaci: incrociare le esigenze degli utenti con le caratteristiche dei contenuti, riduce la quantità di informazione trasmessa, ma allo stesso tempo aumenta il numero di coloro che leggono il messaggio e valutano positivamente il servizio, e quindi l’azienda.

Per profilare i destinatari occorre gestire la NewsLetter aziendale attraverso software specifici, che consentono di abbinare ad ogni indirizzo e-mail le relative caratteristiche (profilo utente). Grazie a questi software è possibile effettuare con facilità degli invii mirati verso un numero selezionato di indirizzi.

- Autorizzazione e consenso:

Sia per i clienti dell’azienda che per gli altri utenti interessati, è importante che l’invio della NewsLetter venga sempre autorizzato preventivamente dai destinatari.

La normativa italiana che disciplina il trattamento dei dati personali (Decreto legislativo 196/2003), consente l’invio di NewsLetter solo se la persona dichiara esplicitamente di voler ricevere le informazioni e le proposte in oggetto.
Inoltre egli dovrà avere in ogni momento la possibilità di cessare la ricezione del servizio (di solito si utilizza un link di cancellazione, ripetuto in ogni NewsLetter). Ragione questa che ancora di più rende necessario divulgare contenuti attinenti allo specifico profilo del fruitore.

La definizione del target contribuisce a sua volta per definire la periodicità dell’invio, lo stile della comunicazione e i contenuti, tutti elementi che esamineremo nei prossimi post.

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